Как участвовать в госзакупках и получить контракт - полный гайд и советы для новичков

Непосвящённому предпринимателю госзакупки могут показаться чем-то таинственным и недосягаемым.
Отчасти это так, но только для тех, кто сталкивается с госконтрактом впервые.
На деле работать по государственному заказу может быть не только выгодно, но и комфортно. Информация, приведённая ниже, поможет в этом.

Несмотря на впечатляющие размеры, суверенность и вездесущность, государство не является самодостаточном в контексте удовлетворения текущих потребностей. Это значит, что промышленные, пищевые, ремонтно-строительные, сервисные госпредприятия не в состоянии удовлетворить спрос тех же госструктур в продуктах питания, товарах, услугах. Для этого через систему госзакупок привлекают бизнес. В рамках госконтрактов муниципальные, региональные и федеральные структуры выступают в роли заказчика, а индивидуальные предприниматели и коммерческие компании — в качестве поставщика. Для обеспечения прозрачности таких сделок, контроля над расходованием бюджетных средств, минимизации госрасходов, повышения экономической выгоды госзакупки регулируются профильными нормативно-правовыми актами. Ключевые — ФЗ № 44 и № 223. Согласно их предписаниям исполнитель госконтракта выбирается через систему госзакупок посредством тендера, конкурса или аукциона. Так обеспечиваются наиболее привлекательные для заказчика условия. Вторая сторона помимо прямой материальной выгоды расширяет рынки сбыта и получает репутационные бенефиты.

Как вы уже поняли, нельзя просто связаться с инициатором открытия госконтракта и сходу с ним запартнёриться. Процедура строго регламентирована и её реализация напрямую зависит от типа госзакупок, действующая классификация выглядит так:

• Открытого типа (конкурентные). Проводятся в рамках конкурса, аукциона или запроса котировок (ценовых предложений). Предполагает возможность борьбы за право сотрудничества путём корректировки ценовой политики, расширения ассортимента, улучшения качества продукции, повышения скорости выполнения работ и т. п.
• Закрытого типа (неконкурентные). Протокол реализуется ограничено, путём направления персонального приглашения подрядчику. Применяются в случае привлечения компании-монополиста, стоимости подряда в пределах 600 К руб., госзакупок для предприятий, деятельность которых связана с гостайной. Детали прописаны в ст. 84.1 ФЗ № 44.

Ещё одно принципиальное отличие — проведение торгов в один или два этапа. Первый вариант наиболее распространён, он проще, быстрее и комфортнее для участников. Двухэтапную процедуру назначают для закупок с большими бюджетами: два раунда дают возможность тщательно выбрать поставщика и оптимизировать условия.

Представляет собой информационный документ, содержащий сведения о процедуре закупки и условиях её проведения. Составляется в соответствии с требованиями действующего контрактного законодательства. Публикуется в ЕИС с целью информирования претендентов. Содержит следующие данные:

• идентификационный номер закупки;
• наименование объекта;
• описание предмета договора с указанием качественных и количественных характеристик;
• локация: регион, адрес;
• начальная цена подряда с указанием валюты;
• реквизиты госучреждения, контактные данные ответственного должностного лица;
• электронный адрес торговой платформы в Сети;
• требования к исполнителю;
• критерии выбора подходящих заявок;
• способ определения победителя;
• порядок авансирования, если предусмотрено;
• требования к обеспечению, когда таковые имеются.

В электронном конкурсе и аукционе извещение выкладывают не ранее чем за 15 рабочих дней до завершения приёма заявок, в электронном запросе котировок — не ранее чем за 4 дня.

Традиционно в сегменте спрос превышает предложение. Но всем ли доступен подряд по госконтракту? Законодательство даёт однозначный ответ на этот вопрос:

• Практически любым дееспособным гражданам-физлицам, в том числе самозанятым.
• Юридическим лицам всех форм собственности и организационной формы, в том числе частным предпринимателям. Исключение составляют иноагенты и принципиалы, зарегистрированные в офшорах.

При этом следует понимать, физлица имеют право оказывать услуги или выполнять определённые работы, но не допускаются к поставкам товаров или продукции. Соответствующие оговорки прописаны в положениях 44-ФЗ.

• В целом практика такова, что условия участия в тендерах составляются преимущественно под стандарты юрлиц. Это обусловлено нежеланием госучреждений нести дополнительные расходы в виде отчислений в страховой и пенсионный фонды, уплаты НДФЛ. К ИП и самозанятым ограничения относятся в меньшей степени.

Формально побороться за госзаказ можно бесплатно — само участие в тендере или аукционе ничего не стоит. Деньги взимаются только с победителя торгов, с которым по итогу заключается договор. Кстати, в случае уклонения от подписания бумаг по любым причинам оплатить участие всё равно придётся.

Физлица, уплачивающие налог на профессиональный доход и субъекты среднего или малого предпринимательства (кроме случаев, описанных в п. 1 ст. 30 44-ФЗ) вносят в кассу 1 % от максимальной стоимости контракта, но не более 5К руб. Субъекты МП или СОНКО оплачивают 1 % от НМЦК, но не более 2К руб. (ст. 1 ч. 1 ст. 30 ФЗ №44). В иных случаях выигравший тендер участник должен заплатить в виде сбора 1 % от НМЦК, но не более 7,5К руб. Последние изменения в тарифы секции вносились в июле 2024 г.

Начиная С 2019 г. госструктуры обязаны проводить закупки удалённо, размещая объявления на электронных торговых платформах.

Электронная торговая площадка (ЭТП) — программно-аппаратный комплекс в виде профильного интернет-ресурса, устроенного по принципу биржи. Предлагает ряд информационных, технических, организационных решений, с помощью которых инициаторы госконтракта размещают объявления, а подрядчики подают заявки и делают ценовые предложения. Здесь же подводят итоги торгов и оглашают победителя. ЭТП созданы с целью повышения эффективности госпредприятий и бизнеса путём объединения их в единой информационно-торговой среде.

Ниже приведён перечень проверенных платформ, работающих по 44-ФЗ:

• Сбербанк-АСТ — работает по принципу SAAS (ПО как услуга).
• Заказ-РФ — общероссийская система электронной торговли.
• Росэлторг — единая электронная торговая площадка, одна из крупнейших в РФ.
• РТС-тендер — универсальный оператор.
• Фабрикант — работает со всеми отраслями экономики в РФ и за границей.
• Российский аукционный дом — успешно развивается с 2009 года.
• ЭТП ГБП — дочернее предприятие Газпромбанка, топ-3 крупнейших операторов.
• ТЭК-торг — высокотехнологичная площадка с интеграцией с SRM- и ERP-систем.

Чтобы участвовать в тендерах, мало просто зарегистрироваться на сайте, необходимо пройти аккредитацию на одной или нескольких ЭТП. Для этого нужно пройти регистрацию на ЕСИА (Госуслуги) и ЕИС (единая информационная система), открыть спецсчёт и выпустить электронную подпись. Ниже каждый из этих шагов будут рассмотрены более детально.

«Казна Хелп» — экспертная компания с более чем 12-летним практическим опытом в сфере консалтинга, финансового управления и казначейства. Если вы хотите комфортно, безопасно и выгодно сотрудничать с бюджетными организациями по госконтрактам, свяжитесь с нами любым удобным способом и закажите услугу полного сопровождения. Тем, кто хочет развиваться самостоятельно, но только делает первые шаги в мире госзакупок, будет полезно ознакомиться с приведёнными ниже рекомендациями.

Это тот случай, когда не стоит соваться в воду, не зная броду. Чтобы не утонуть на старте, имеет смысл провести небольшое экспресс-исследование. Это удобно сделать при помощи сайта госзакупок. Интернет-платформа представляет собой агрегатор формализованных потребностей госструктур, которые планируется удовлетворять в рамках 223 и 44 ФЗ. В отличие от коммерческих аналогов, использование этого ресурса не требует оплаты. Интерфейс прост и интуитивно понятен. Доступно 2 варианта поиска: простой и расширенный. Изучить спрос можно, вбивая в поисковую строку ключевые слова или коды ОКПД2. Не забывайте уточнять локацию. На анализ придётся потратить время и силы, но вы точно будете понимать уровень спроса на ваше предложение.

Стать подрядчиком в госконтракте можно с любой системой налогообложения: 4 режима для ООО и 6 — для частных предпринимателей. При этом поставщику нужно думать про НДС, для многих это основная головная боль. Вроде и оплачивать его не нужно, но выставленный счёт-фактура с НДС предполагает подачу декларации и уплату определенной суммы в бюджет. Определить наиболее подходящую СНО помогут следующие шаги:

1. Определите, с чем планируете выходить на тендер (вид деятельности).
2. Спрогнозируйте годовой доход с учётом лимитов по спецрежимам.
3. Рассчитайте потенциальные расходы и возможность их документального подтверждения.
4. Учтите численность штатного персонала.
5. Изучите деятельность потенциальных партнёров на предмет уплаты НДС.

Так, ОСНО — один из самых хлопотных с позиции отчётности режимов. Обычно используется ИП и компаниями, сотрудничающими с госпредприятиями-плательщиками НДС. УСН и АУСН привлекательна для представителей малого и среднего бизнеса. ПСН предпочтительна ИП, работающих в отраслях из специального списка налоговой, а НПД — ИП и фрилансерам с достаточно скромными показателями дохода (до 2,4 млн. руб. в год).

Это удобно делать в ЕИС, на ЭТП или в специальных сервисах, например, Seldon, СБИС, Контур.Закупки. Изучая подходящие варианты, в первую очередь обращайте внимание на техническое задание и проект контракта — эти разделы содержат максимум полезной информации, которая поможет принять решение о желании сотрудничать. Внимательно изучите описание предмета договора, рассчитайте рентабельность с учётом НМЦК, текущих и непредвиденных расходов, размера обеспечения. Ознакомьтесь с санкционной политикой, уточните наличие авансирования. Если всё устраивает, собирайте пакет документов и подавайте заявку.

С осени 2023 года это делать проще, так как заявки подаются через интерфейс электронной платформы, благодаря чему вносятся в систему структурированными. Инициатор контракта может устанавливать собственные требования к содержанию (кроме ограничивающих количество участников), но в большинстве случаев это произвольная форма, а состав варьируется в зависимости от разновидности закупки. В любом случае заказчик обязан проинструктировать претендента в письменном виде (электронный формат) на предмет заполнения. Вот несколько рекомендаций, которые помогут избежать немотивированного отказа:

• придерживайтесь инструкции организатора торгов;
• оперируйте общепринятыми терминами и наименованиями;
• максимум конкретики в тексте, избегайте разночтений;
• проверьте наличие запрашиваемых документов.

Ещё один совет: следите за сроками. Опоздание сделает невозможным участие в тендере или аукционе.

Формально понятие «преференций» в законодательной базе не встречается, но фактически у отдельных соискателей есть ряд преимуществ перед конкурентами. Так, ч. 3 ст. 27 ФЗ № 44 содержит информацию о льготных условиях участия для следующих субъектов:

• СМП — субъекты малого предпринимательства;
• УИС — учреждения уголовно-исполнительной системы;
• СОНКО — социально ориентированные некоммерческие организации;
• организации, представляющие интересы различного рода групп инвалидов.

Ещё одна разновидность преференций — предпочтение продукции, произведённой в России и ЕАЭС, зарубежным аналогам, в том числе сопоставимой по характеристикам и стоимости или превосходящей отечественную.

Сертификат ЭЦП — ключевое условие для работы по госконтракту. При этом следует понимать, что нужна специальная (квалифицированная) электронная подпись для торгов (КЭП). ЭЦП для налоговой и других нужд (неквалифицированная) — НЭП не подойдёт. Нужный реквизит можно приобрести в специальном центре, аккредитованном Министерством связи. Заявка на изготовление подаётся дистанционно, а готовый сертификат придётся забирать лично. Процедура займёт некоторое время. Учитывайте это в процессе планирования участия и получите электронную подпись заранее, обратившись к профессионалам. Кроме работы на ЭТП КЭП можно использовать для защищённого документооборота в Сети, получения банковской гарантии, авторизации на портале Госуслуги.

Это единая система идентификации и аутентификации федерального уровня. Создана для предоставления доступа к информации из государственных, муниципальных и других (в том числе некоторых коммерческих) информационных систем при помощи единого логина и пароля. Регистрация интуитивно понятна, не занимает много времени, осуществляется в такой последовательности:

• Ознакомиться с Пользовательским соглашением и Политикой конфиденциальности, подтвердить это.
• Заполнить форму регистрации, введя персональные данные.
• Ввести код подтверждения, полученный в SMS или на электронную почту.
• Запаролить доступ.

После регистрации заполните и верифицируйте профиль пользователя. Для этого в соответствующие поля введите номер СНИЛС и данные паспорта. Верификация аккаунта осуществляется в отделениях МФЦ или через банковские приложения, например, Сбербанка.

Без присутствия в Единой информационной системе бизнес не сможет участвовать в госзакупках в качестве контрагента. На портале есть исчерпывающая информация о тендерах, планах закупок, ценниках на товары, услуги и работы. Здесь же можно ознакомиться с шаблонами типовых договоров, отчётов, отчётами, каталогами, банковской гарантией. Для регистрации понадобится браузер с поддержкой Transport Layer Security и роскриптостандартов (например, Яндекс), в остальном всё просто:

1. Зарегистрироваться на Госуслугах как физлицо.
2. Создать аккаунт в ЕИС и войти в личный кабинет.
3. Зарегистрироваться на ЭТП.

После проверки учётной записи и анкетных данных информация о вашем бизнесе появится в Едином реестре участников закупок (ЕРУЗ). С 2022 года регистрация в системе не имеет срока давности.

Понадобится, когда есть намерение работать по договорным обязательствам стоимостью от 1 млн. руб. Обычно спецсчёт открывают в том же банке, что и расчётный, тогда оплата за его открытие и обслуживание не взимается. Большинство банков позволяют сделать это дистанционно в течение одного дня и в качестве бонусов предлагают проценты на остаток, автопополнение, СМС-информирование. Спецсчёт можно использовать в тендерном кредитовании, с него же списывается комиссия после победы в конкурсе. Реквизиты счёта появляются на ЭТП без участия владельца — банкиры сами передают необходимую информацию. Если вы работаете с бюджетными деньгами и хотите открыть казначейский счёт, эксперты Казна Хелп сделают это в течение 5 дней на выгодных условиях.

В конкурсе побеждает участник, предложивший наиболее привлекательные для заказчика условия. Критерии прописываются заранее в закупочной документации. Узнать о решении инициатора торгов можно так:

• Авторизуйтесь на сайте ЕИС.
• Перейдите во вкладку «Контракты и договоры» → «Реестр контрактов».
• Вбейте в поисковую строку реестровый номер контракта или ключевое слово.
• Выберите нужную позицию, перейдите в карточку и ознакомьтесь с итоговой информацией.

В случае победы, не стоит медлить с подписанием договора. Если не сделать это по любым причинам, попадёте под санкции (ч. 3 ст. 7.32 Административного кодекса) и в Реестр недобросовестных контрагентов.

Глобально процедура выглядит так:

1. Выбор наиболее выгодного предложения.
2. Оформление протокола сделки с последующей публикацией в ЕИС.
3. Публикация проекта госконтракта на той же площадке.
4. Подписание документа победителем тендера в случае согласия с его положениями (даётся 5 дней) или размещение на той же площадки протокола разногласий.
5. Подписание договора заказчиком, дедлайн — 3 дня с момента подписания подрядчиком.

С позиции исполнителя этот алгоритм применим, начиная с 4 пункта. Протокол разногласий публикуется подрядчиком в случае несогласия с пунктами договора, опубликованного заказчика. Основания — несовпадение положений проекта с информацией, указанной в конкурсной документации, или расхождения условий с предложением контрагента, описанном в заявке. У инициатора торгов есть 3 дня на реакцию: внести коррективы или предоставить обоснованный отказ.

Ввиду относительной сложности процедуры участия в госзакупках и большого количества узкопрофильных нюансов, бизнесмены, делающие первые шаги в этом направлении, нередко спотыкаются уже на старте. Вот некоторые из наиболее распространённых ошибок:

• «Разведка боем». Предприниматели по натуре народ деятельный, поэтому могут подать заявку на участие в тендере в качестве «пробы пера» — обкатать функционал, посмотреть, как это устроено изнутри. В случае победы такие дельцы имеют большие шансы облажаться: обеспечение может оказаться неожиданно весомым, сроки — жёсткими, а логистика и инфраструктура — непродуманными.
• Отсутствие аналитики. Не изучив нишу, коллег по цеху и спрос, легко столкнуться с тем, что товары или услуги останутся невостребованными или не выдержат конкурентной борьбы. Качественный анализ, в том числе с использованием описанных выше сервисов, поможет разработать правильную стратегию продвижения и избежать финансовых потерь на старте.
• «Победа любой ценой». Речь про ценовую борьбу и демпинг. Важно помнить, аукцион — не тотализатор и ставки следует делать, исходя из математического расчёта, а не по наитию или в угоду самолюбию.
• Ошибки в экономических расчётах. Например, рентабельность рассчитывалась без учёта сопутствующих затрат на сервисы, а в процессе работы к ним добавились непредвиденные расходы. К тому же, не была учтена необходимость обязательного обеспечения. Для которого пришлось заморозить часть оборотных средств. В итоге — угроза срыва контракта по причине отсутствия финансирования в достаточном объёме.
• Привлечение непрофильных сотрудников. Среднестатистический экономист, бухгалтер или юрист не может параллельно с текущими задачами качественно выполнять функции тендерного специалиста. В таком случае целесообразно привлечь эксперта на аутсорсе, а после систематизации тендерной деятельности — набирать штатных.

Эти рекомендации помогут снизить вероятность возникновения расхожих ошибок. Чтобы их исключить, обращайтесь к профессионалам!